Assigner des tâches avec Outlook : Pourquoi ? Quand ? Comment ?

Pourquoi ne pas déléguer que par courriel ?  Celui qui reçoit une tâche se sentira-t-il contrôlé dans son travail ?   Cela peut-il augmenter l’efficacité d’une tâche ?  Quels sont les avantages de le faire avec Outlook ?  Tant de questions…autant de réponses !

Pourquoi et quand assigner des tâches avec Outlook?

D’abord, l’assignation des tâches n’est pas un outil de contrôle, mais bien un outil de suivi et d’analyse, qui accompagne le processus de délégation.

La tâche est créée en Outlook, puis envoyée aux autres par courriel, qui ont le choix de l’accepter ou de la refuser.  Cet outil aide à la communication sans la remplacer, et donne des résultats en temps réel ; quand la tâche est modifiée ou effectuée, celui qui l’a assignée reçoit la mise à jour par courriel.

Un mandat bien délégué doit, pour être efficace, commencer par une bonne explication verbale entre le demandeur et l’assigné. Voici les 7 étapes essentielles à toute délégation efficace :

Voici les 7 étapes essentielles à toute délégation efficace :

1. Choisir la bonne personne à qui déléguer
2. Être clair dans ses attentes
3. Fournir un échéancier précis
4. Donner les outils nécessaires
5. Donner l’autorité nécessaire à l’assigné pour remplir son mandat
6. Permettre à l’assigné de poser des questions et de demander des précisions
7. S’équiper de bons outils de suivi afin de faciliter tout le processus

En prenant en compte les étapes de délégation, il est évident que l’assignation de tâche, prise seule, ne peut faire le travail ; par contre, par le biais d’Outlook, elle est un outil complémentaire au processus de délégation.

Cependant, si vous voulez utiliser l’affectation de tâche par Outlook pour des requêtes à caractère répétitif telles que des commandes, demandes de soutien, demandes de retour d’appel, demandes d’installation, etc., celle-ci sera fort efficace, plus précise que le courriel et ne nécessitera pas de communication verbale. En autant que les conditions gagnantes expliquées dans le paragraphe Comment instaurer efficacement un processus d’assignation de tâche (plus bas) soient respectées.

Processus d’assignation de tâche avec Outlook :

1. Le demandeur crée une tâche dans son propre Outlook et y insère toutes les informations pertinentes à la tâche.
2. Le demandeur assigne la tâche via une adresse de courriel.
3. L’assigné reçoit la tâche par courriel et doit l’accepter ou la refuser.
4. Le demandeur perd alors le contrôle de la tâche : il ne peut plus la modifier, puis n’y a accès qu’en lecture seule.
5. L’assigné peut modifier la tâche à sa guise ; à chaque modification, le demandeur reçoit une mise à jour via sa boîte de courriel. Résultat : les deux tâches (chez le demandeur et chez l’assigné) sont mises à jour en temps réel.
   Le demandeur n’a qu’à consulter sa boîte de courriel pour savoir ce qui advient du mandat en cours.

Comment instaurer efficacement un processus d’assignation de tâche?

1. Les personnes impliquées dans ce processus doivent être à l’aise avec la gestion des tâches dans Outlook.
2. Il doit y avoir bonne coordination, ainsi qu’une bonne explication des attentes au niveau de l'utilisation des tâches.
3. L’assignation de tâches doit correspondre à de réels besoins spécifiques de suivi : si elle est trop utilisée ou inutilement cela risque de devenir trop lourd !
4. L’assignation des tâches doit se faire entre les membres d’une même équipe, qui travaillent couramment ensemble ou qui font un travail similaire. Par exemple, on privilégiera plutôt le courriel si on demande quelque chose à un fournisseur, à un employé affecté dans un autre département à qui l’on a rarement à faire, à un partenaire d’une autre ville, etc.

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